Электронная почта – это современное, доступное и быстрое средство коммуникации. Если до массового распространения сети интернет электронная переписка была уделом предприятий и организаций, то сейчас ей может воспользоваться практически каждый пользователь компьютера с доступом в интернет. Со временем сформировалась определенная культура использования электронной почты в виде простых правил ведения электронной переписки. Придерживаясь этих правил, вы оставите благоприятное впечатление у адресата и сформируете у него ваш положительный имидж и психологический портрет.
Основные правила электронной переписки
Этикет электронной почты включает в себя правила оформления и составления письма и непосредственно нормы общения в переписке. Давайте рассмотрим эти правила.
- При отправлении электронного письма заполняйте все поля.
В основном это правило касается поля «Тема», т.к. при пустом поле «Кому» (электронный адрес получателя) почтовый сервис не отправит письмо в никуда. Тема – это визитная карточка сообщения, в нем следует кратко, буквально в нескольких словах написать, о чем данное отправление. Получатель видит входящее письмо в виде адреса отправителя и темы письма, на основе чего принимает решение об открытии сообщения. В противном случае письмо без темы он может посчитать за спам (рекламную рассылку) и удалить без прочтения.
- Адрес электронной почты и имя отправляющего письмо должны быть понятными и исключающими различное толкование.
Электронный адрес отправителя вида вызовет лишь недоумение и настороженность, т.к. зачастую с подобных адресов рассылаются вирусы и рекламные рассылки. Регистрируйте почтовый ящик с осмысленным адресом. Для этого в качестве первой половины адреса (до символа @), который также является логином в почтовом сервисе, можно использовать свое имя и фамилию. Например, адрес вида вызывает больше доверия к отправителю.
- При ответе на электронное письмо старайтесь не менять поле «Тема» исходного сообщения, чтобы адресат знал на какое конкретное его письмо пришел ответ.
- Поле «Кому» (электронный адрес получателя) заполняйте последним, после написания самого письма.
Это правило позволит избежать отправки сообщения недописанным, в случае ошибочного нажатия кнопки «Отправить». Внимательно проверьте текст письма перед его отправкой и только после напечатайте адрес получателя.
- Постарайтесь сохранять текст длинного письма в текстовом файле.
Данное правило позволит избежать повторной «набивки» большого объема текста в случае какого-либо сбоя вашего компьютера или почтового сервиса, в результате чего набираемое письмо может быть потеряно.
- Текст письма должен начинаться с приветствия, быть грамотным, понятным по содержанию и с простым оформлением.
Согласитесь, что безграмотное письмо, даже если оно начинается с самого любезного приветствия, вызывает отторжение и чувство несерьезности и легкомысленности отправителя. Не оформляйте письмо слишком вычурно, используя различные шрифты, цветовое оформление, засилье смайликов. Не пишите заглавными буквами, чтобы выделить что-то. Место для заглавных букв – это начало предложения и те моменты, которые предполагают правила грамматики. В конце письма оставляйте лучшие пожелания собеседнику и ставьте ваш ник или имя и фамилию в случае деловой переписки. Например, « С наилучшими пожеланиями, Иван Петров».
- Если письмо требует ответа, то старайтесь ответить на него в короткие сроки, исключая конечно случаи ненужной рекламной рассылки, так называемого спама.
- Не отправляйте электронным письмом критически важные персональные данные.
Всегда существует вероятность взлома и перехвата электронной почты и ваши, например отправленные номера карт, пароли и т.п. могут оказаться в чужих руках. В крайнем случае, шифруйте конфиденциальную информацию специальными средствами.
И, наверное, самое важное правило — не выкладывайте вашу переписку с адресатом, а также его электронный адрес в открытый доступ без согласия последнего. Уважайте вашего собеседника и его приватность.
Поделиться.